Política de Tratamiento de Datos Personales

EVENTOSAPP — XLT CAPITAL SAS BIC

Última actualización: 15 de mayo de 2026

XLT CAPITAL SAS BIC, identificada con NIT 901582705-9, con domicilio en Barranquilla, Colombia, sitio web https://eventosapp.com/, correo electrónico tickets@eventosapp.com y número de contacto +57 3028520295, informa a los titulares de datos personales la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, en cumplimiento de la normativa colombiana aplicable en materia de protección de datos personales.

Esta política explica cómo se recolectan, almacenan, usan, circulan, transmiten, actualizan, consultan, suprimen y, en general, tratan los datos personales dentro de la plataforma EventosApp, utilizada para la gestión de eventos, registros, tickets, check-in, comunicaciones, galerías y funcionalidades asociadas.

1. Identificación de la empresa

Razón social: XLT CAPITAL SAS BIC
NIT: 901582705-9
País: Colombia
Ciudad: Barranquilla
Sitio web: https://eventosapp.com/
Correo electrónico de contacto: tickets@eventosapp.com
Teléfono: +57 3028520295

2. Alcance de esta política

Esta política aplica al tratamiento de datos personales realizado a través de EventosApp, incluyendo, entre otros, los siguientes canales:

Formularios alojados en páginas web de los clientes organizadores de eventos, cuyos datos son enviados a EventosApp mediante webhook u otros mecanismos de integración.
Formularios de EventosApp incrustados en páginas de clientes mediante iframe.
Landings, páginas de registro, formularios, herramientas de consulta, check-in, galerías o módulos alojados directamente en servidores o entornos asociados a EventosApp.
Procesos administrativos realizados desde el panel interno de EventosApp por usuarios autorizados.
Procesos de check-in mediante lectura de QR, búsqueda manual, registro en counter, validación por datos personales o reconocimiento facial, cuando esta funcionalidad sea habilitada para un evento.
Funcionalidades de galería de fotos e identificación facial para encontrar imágenes del asistente dentro de la galería del evento, cuando dicha funcionalidad sea habilitada y autorizada.

3. Roles en el tratamiento de datos personales

EventosApp es una plataforma tecnológica utilizada por empresas, instituciones, marcas, organizadores, productores o personas naturales que gestionan eventos.

Por esta razón, los roles frente al tratamiento de datos pueden variar según el tipo de información y la finalidad del tratamiento.

3.1. Datos de asistentes a eventos

Respecto de los datos personales de los asistentes, inscritos, invitados, participantes, compradores o personas registradas en eventos gestionados por nuestros clientes, el Organizador del Evento actúa, por regla general, como Responsable del Tratamiento, ya que define el evento, las finalidades principales, los datos requeridos, las reglas de inscripción, la operación del evento y el uso permitido de la información.

En estos casos, XLT CAPITAL SAS BIC, a través de EventosApp, actúa como Encargado del Tratamiento, en la medida en que realiza operaciones sobre los datos personales por cuenta del Organizador del Evento, tales como almacenamiento, procesamiento, generación de tickets, envío de comunicaciones, validación de ingreso, check-in, gestión de QR, generación de archivos del ticket, integración con billeteras digitales y operación de funcionalidades asociadas al evento.

3.2. Datos de clientes organizadores

Respecto de los datos de nuestros clientes, usuarios administrativos, organizadores de eventos, empresas contratantes, representantes, contactos comerciales, técnicos, administrativos o de facturación, XLT CAPITAL SAS BIC actúa como Responsable del Tratamiento, pues decide sobre la base de datos y las finalidades relacionadas con la prestación del servicio, soporte, facturación, administración contractual, seguridad, comunicaciones comerciales y gestión de la relación con el cliente.

3.3. Datos tratados para seguridad, soporte y operación de la plataforma

XLT CAPITAL SAS BIC también podrá actuar como Responsable del Tratamiento respecto de la información necesaria para la seguridad, auditoría, soporte técnico, prevención de fraude, trazabilidad, operación, mejora, mantenimiento y defensa de la plataforma EventosApp, siempre dentro de las finalidades informadas y permitidas por la normativa aplicable.

4. Titulares de la información

Esta política aplica a los siguientes titulares de datos personales:

Asistentes, invitados, inscritos o participantes de eventos.
Personas que consultan, descargan, reciben o reenvían tickets.
Personas que hacen check-in en eventos físicos, virtuales o híbridos.
Personas que utilizan funcionalidades de reconocimiento facial o búsqueda de fotos en galerías de eventos.
Clientes organizadores de eventos.
Representantes legales, empleados, contratistas, productores, operadores, administradores o usuarios autorizados de los clientes organizadores.
Usuarios del sitio web, formularios, landings, iframes o herramientas digitales asociadas a EventosApp.
Proveedores, aliados o terceros relacionados con la prestación de los servicios.

5. Datos personales que pueden ser tratados

EventosApp puede tratar diferentes categorías de datos personales, dependiendo del evento, la configuración definida por el Organizador y las funcionalidades habilitadas.

5.1. Datos básicos de identificación del asistente

Podemos tratar, entre otros:

Nombres.
Apellidos.
Tipo o número de identificación, incluyendo cédula u otros documentos.
Correo electrónico.
Número de teléfono o celular.
Ciudad.
País.
Empresa.
NIT de empresa, cuando aplique.
Cargo.
Localidad, categoría, zona, tipo de entrada o segmento del evento.
Modalidad de asistencia: presencial, virtual o híbrida.
Información personalizada solicitada por el Organizador del Evento según las necesidades del evento.

5.2. Datos asociados al ticket o registro

Podemos tratar información relacionada con:

Evento al que pertenece el ticket.
Código público o interno del ticket.
Estado del ticket.
Estado de pago, cuando aplique.
QR asignado al ticket.
Código de QR preimpreso, cuando aplique.
PDF del ticket.
Archivo de calendario ICS.
Enlaces o archivos para Google Wallet y Apple Wallet.
Localidad, categoría, variante o tipo de ticket.
Historial de envío del ticket por correo electrónico u otros canales.
Historial de consulta o reenvío del ticket.
Historial de cambios, auditoría o actualizaciones del ticket.
Información de acceso a sesiones, salones internos o actividades asociadas al evento.
Datos personalizados creados por el Organizador para un evento específico.

5.3. Datos de check-in y control de acceso

Podemos tratar información relacionada con:

Estado de check-in.
Fecha y hora de ingreso.
Método de validación usado.
Lectura de código QR.
Validación manual por datos personales.
Validación en counter o punto de registro.
Validación mediante reconocimiento facial, cuando esté habilitada y autorizada.
Registros de ingreso a sesiones internas.
Historial de accesos presenciales o virtuales.
Datos técnicos necesarios para confirmar la operación del check-in.

5.4. Datos biométricos y fotografías

Cuando el Organizador habilite funcionalidades de reconocimiento facial, check-in facial o galería inteligente de fotos, EventosApp podrá tratar datos sensibles relacionados con:

Fotografías del asistente.
Imágenes de referencia cargadas por el titular.
Imágenes capturadas desde cámara, cuando el titular lo permita.
Plantillas, vectores, descriptores faciales o datos técnicos derivados del rostro, generados para comparar rostros y facilitar la identificación dentro del evento.
Resultados de coincidencia facial.
Fotos de galerías de eventos en las que pueda aparecer el titular.

Los datos biométricos son considerados datos sensibles. Por esta razón, su tratamiento requiere autorización previa, expresa, informada y explícita del titular, salvo las excepciones legales aplicables.

El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles. Cuando sea posible según la configuración del evento, el Organizador podrá disponer medios alternativos de identificación, tales como QR, validación manual o validación por datos personales.

5.5. Datos de clientes organizadores

Respecto de los clientes organizadores, podemos tratar:

Nombre o razón social.
NIT o identificación.
Nombre de contacto.
Correo electrónico.
Teléfono.
Cargo.
Empresa.
Datos de facturación.
Datos administrativos.
Datos de configuración del evento.
Datos de usuarios autorizados para administrar eventos.
Historial de soporte, solicitudes, comunicaciones y operaciones realizadas dentro de la plataforma.

5.6. Datos técnicos y de seguridad

Podemos tratar información técnica necesaria para la operación, seguridad y auditoría de la plataforma, como:

Dirección IP.
Fecha y hora de acceso.
Navegador o dispositivo utilizado.
Registros de actividad.
Logs técnicos.
Errores del sistema.
Solicitudes realizadas a formularios, webhooks o herramientas de EventosApp.
Evidencia de autorizaciones o interacciones realizadas por el titular.

6. Datos sensibles

EventosApp podrá tratar datos sensibles únicamente cuando sea necesario para una finalidad legítima, informada y autorizada, especialmente en funcionalidades como:

Check-in mediante reconocimiento facial.
Identificación facial para control de acceso.
Búsqueda inteligente de fotografías dentro de galerías del evento.
Asociación de fotografías del asistente a su perfil o registro.
Validaciones de seguridad requeridas por el Organizador del Evento.

Los datos sensibles no serán utilizados para finalidades diferentes a las autorizadas por el titular y por el Organizador del Evento.

EventosApp no venderá datos biométricos ni los usará para alimentar bases de datos biométricas ajenas a la operación del evento o a las finalidades autorizadas.

7. Finalidades del tratamiento de datos personales

Los datos personales podrán ser tratados para las siguientes finalidades:

7.1. Finalidades relacionadas con la gestión del evento

Registrar asistentes, invitados, compradores o participantes.
Crear, actualizar, consultar y administrar tickets.
Generar códigos QR.
Generar tickets digitales en PDF.
Generar archivos de calendario.
Generar enlaces o archivos para billeteras digitales como Google Wallet o Apple Wallet, cuando aplique.
Confirmar la inscripción al evento.
Validar la identidad del asistente.
Controlar el ingreso al evento.
Gestionar modalidades presenciales, virtuales o híbridas.
Controlar acceso a sesiones, salones, actividades internas o zonas específicas.
Administrar localidades, categorías, variantes o tipos de ticket.
Gestionar cambios, actualizaciones, correcciones o reinscripciones.

7.2. Finalidades de comunicación

Los datos podrán ser usados para enviar comunicaciones relacionadas con el evento, tales como:

Confirmación de inscripción.
Envío del ticket.
Reenvío del ticket.
Recordatorios del evento.
Información de ingreso.
Cambios de horario, lugar, modalidad o instrucciones del evento.
Información de acceso virtual.
Comunicaciones por correo electrónico.
Comunicaciones por SMS.
Comunicaciones por WhatsApp.
Comunicaciones por otros canales autorizados o habilitados por el Organizador.

Estas comunicaciones estarán relacionadas con el evento en el que el titular se inscribió, registró o fue invitado.

7.3. Finalidades de check-in y seguridad

Los datos podrán ser tratados para:

Validar la identidad del asistente.
Prevenir duplicidad de ingresos.
Confirmar asistencia.
Registrar fecha, hora y método de check-in.
Controlar ingreso mediante QR.
Controlar ingreso mediante validación manual.
Controlar ingreso mediante reconocimiento facial, cuando esté habilitado y autorizado.
Llevar trazabilidad de ingresos y accesos.
Generar reportes operativos para el Organizador.
Prevenir usos indebidos, suplantación o fraude.

7.4. Finalidades de galería de fotos

Cuando el Organizador habilite funcionalidades de galería, los datos podrán ser tratados para:

Permitir que el asistente consulte fotos del evento.
Validar la identidad del asistente antes de acceder a la galería.
Utilizar fotografías de referencia autorizadas por el titular para buscar coincidencias dentro de la galería del evento.
Mostrar al titular posibles fotos en las que aparece.
Permitir la descarga o envío de fotos, cuando esta función esté habilitada.
Aplicar marcas de agua u otros controles de protección sobre las imágenes.
Registrar solicitudes de envío de fotos a correos principales o alternativos, sin reemplazar necesariamente el correo principal registrado.

7.5. Finalidades relacionadas con perfiles recurrentes de asistentes

EventosApp cuenta con un objeto denominado Asistentes, cuyo propósito es permitir la administración de información de personas recurrentes que participan en distintos eventos.

Esta información puede ser utilizada para:

Asociar tickets de diferentes eventos a un mismo asistente.
Evitar duplicidad de registros.
Facilitar actualizaciones de datos.
Mejorar la trazabilidad de asistencia.
Permitir funcionalidades recurrentes autorizadas por el Organizador.
Mantener un historial de tickets asociados.
Gestionar fotografías asociadas al asistente, cuando hayan sido cargadas o autorizadas.

El uso de esta información se realizará conforme a las instrucciones del Organizador del Evento y las finalidades permitidas.

7.6. Finalidades administrativas, contractuales y comerciales respecto de clientes organizadores

Respecto de nuestros clientes organizadores, XLT CAPITAL SAS BIC podrá tratar los datos para:

Crear y administrar la cuenta del cliente.
Gestionar la relación contractual.
Prestar soporte técnico.
Configurar eventos.
Gestionar usuarios autorizados.
Realizar facturación.
Enviar comunicaciones administrativas.
Enviar comunicaciones comerciales relacionadas con EventosApp, cuando aplique.
Gestionar solicitudes, incidentes o requerimientos.
Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias o contractuales.
Prevenir fraudes, usos indebidos o accesos no autorizados.

7.7. Finalidades de soporte, seguridad y mejora de la plataforma

Los datos podrán ser tratados para:

Mantener la disponibilidad y seguridad de EventosApp.
Realizar copias de seguridad.
Diagnosticar errores.
Revisar logs técnicos.
Prevenir accesos no autorizados.
Atender solicitudes de soporte.
Mejorar funcionalidades.
Generar estadísticas agregadas o anonimizadas.
Auditar operaciones realizadas dentro de la plataforma.
Cumplir requerimientos de autoridades competentes.

8. Procedencia de los datos

Los datos personales tratados en EventosApp pueden provenir de:

El propio titular, cuando se registra, completa formularios, carga fotografías, hace check-in o utiliza herramientas del evento.
El Organizador del Evento, cuando carga bases de datos, registra asistentes, crea tickets o integra formularios externos.
Sitios web, formularios, iframes, landings o webhooks configurados por el Organizador.
Usuarios autorizados por el Organizador para administrar el evento.
Procesos de validación, check-in, consulta, reenvío de tickets o interacción con galerías.
Sistemas externos integrados para la prestación del servicio, siempre bajo autorización, contrato o instrucción del Organizador.

9. Autorización del titular

El tratamiento de datos personales requiere autorización previa, expresa e informada del titular, salvo las excepciones previstas en la ley.

La autorización podrá obtenerse mediante:

Formularios digitales.
Casillas de aceptación.
Avisos de privacidad.
Formularios incrustados mediante iframe.
Formularios alojados en páginas del Organizador.
Landings de EventosApp.
Procesos de registro presencial.
Herramientas de check-in.
Carga voluntaria de fotografías.
Uso voluntario de funcionalidades de reconocimiento facial.
Otros mecanismos físicos, electrónicos o digitales que permitan conservar evidencia de la autorización.

Cuando se trate de datos sensibles, incluyendo datos biométricos, el titular deberá ser informado de manera clara sobre la finalidad específica del tratamiento y el carácter facultativo de su autorización.

10. Derechos de los titulares

Los titulares de datos personales tienen derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
Solicitar prueba de la autorización otorgada.
Ser informados sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
Presentar consultas o reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos.
Solicitar la supresión de sus datos personales cuando sea procedente.
Revocar la autorización otorgada, cuando no exista un deber legal, contractual o legítimo que impida la eliminación inmediata.
Acceder gratuitamente a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere que se ha vulnerado su derecho a la protección de datos personales.

11. Procedimiento para consultas, reclamos, actualización o supresión de datos

El titular podrá ejercer sus derechos enviando una solicitud al correo electrónico:

tickets@eventosapp.com

La solicitud deberá incluir, como mínimo:

Nombre completo del titular.
Documento de identificación, cuando sea necesario validar la identidad.
Correo electrónico de contacto.
Descripción clara de la solicitud.
Evento relacionado, si aplica.
Nombre del Organizador del Evento, si lo conoce.
Documentos o soportes que considere necesarios.

Cuando la solicitud esté relacionada con datos de asistentes tratados por cuenta de un Organizador, XLT CAPITAL SAS BIC podrá remitir o coordinar la solicitud con el Organizador del Evento, en su calidad de Responsable del Tratamiento, sin perjuicio de las obligaciones que le correspondan como Encargado.

Las consultas y reclamos serán atendidos dentro de los términos establecidos por la normativa colombiana aplicable.

12. Tratamiento de datos de menores de edad

EventosApp no está dirigida específicamente a niños, niñas o adolescentes.

Cuando un evento involucre menores de edad o cuando el Organizador recolecte datos de menores, el tratamiento deberá realizarse respetando sus derechos prevalentes y contando con la autorización de sus padres, representantes legales o quien esté legalmente facultado para otorgarla.

El Organizador del Evento será responsable de informar a XLT CAPITAL SAS BIC cuando un evento implique el tratamiento de datos de menores de edad, con el fin de adoptar las medidas correspondientes según la naturaleza del evento y la normativa aplicable.

13. Circulación, transmisión y transferencia de datos

Para prestar los servicios de EventosApp, los datos personales podrán ser transmitidos o puestos a disposición de terceros únicamente cuando sea necesario para cumplir las finalidades autorizadas.

Estos terceros pueden incluir:

Proveedores de hosting, infraestructura, almacenamiento o servidores.
Proveedores de correo electrónico transaccional.
Proveedores de SMS.
Proveedores de WhatsApp o mensajería.
Proveedores de servicios de billeteras digitales.
Servicios de generación o validación de archivos digitales.
Herramientas de analítica, soporte, monitoreo, seguridad o auditoría.
Aliados tecnológicos necesarios para la operación del evento.
Autoridades competentes, cuando exista obligación legal.

Cuando los datos sean transmitidos a terceros, XLT CAPITAL SAS BIC procurará que existan medidas contractuales, técnicas y organizativas adecuadas para proteger la información.

Algunos proveedores tecnológicos pueden estar ubicados fuera de Colombia, por lo que el tratamiento puede implicar transmisión o transferencia internacional de datos, siempre bajo las finalidades autorizadas y la normativa aplicable.

14. Conservación de la información

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados, incluyendo la gestión del evento, entrega de tickets, validación de ingreso, auditoría, soporte, seguridad, cumplimiento contractual, obligaciones legales y atención de consultas o reclamos.

La información asociada a eventos, tickets, check-in, comunicaciones y auditoría podrá conservarse mientras exista una relación contractual con el Organizador, mientras el Organizador requiera la administración histórica del evento o mientras sea necesario para cumplir obligaciones legales, contractuales, contables, probatorias o de seguridad.

Los datos biométricos, fotografías o descriptores faciales deberán conservarse únicamente durante el tiempo razonablemente necesario para las finalidades autorizadas, salvo que exista una obligación legal, contractual o técnica que justifique una conservación mayor.

El titular podrá solicitar la supresión de sus datos personales cuando sea procedente, de acuerdo con la ley y las condiciones aplicables al evento.

15. Seguridad de la información

XLT CAPITAL SAS BIC implementa medidas técnicas, administrativas y organizativas orientadas a proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado, uso indebido, alteración, divulgación no autorizada o destrucción.

Estas medidas pueden incluir, entre otras:

Control de acceso a usuarios autorizados.
Separación de roles administrativos.
Registros de auditoría.
Validaciones de seguridad en formularios y procesos.
Uso de identificadores, tokens o códigos únicos.
Controles sobre archivos generados.
Logs técnicos para diagnóstico y trazabilidad.
Restricciones de acceso a datos según permisos.
Medidas de seguridad sobre datos sensibles y biométricos.
Copias de seguridad y medidas de continuidad operativa.

Ningún sistema es absolutamente infalible. Sin embargo, EventosApp adopta medidas razonables para proteger la información tratada dentro de la plataforma.

16. Uso de datos biométricos en reconocimiento facial

Cuando el Organizador del Evento habilite el reconocimiento facial, EventosApp podrá utilizar modelos de análisis facial para comparar fotografías o imágenes capturadas con registros previamente asociados al asistente.

Esta funcionalidad puede ser utilizada para:

Validar la identidad del asistente durante el check-in.
Facilitar el ingreso al evento.
Buscar fotos del titular dentro de una galería del evento.
Mejorar la experiencia de consulta de fotografías.
Evitar suplantaciones o errores en la identificación.

El uso de reconocimiento facial no se realizará para finalidades diferentes a las informadas y autorizadas.

El titular podrá abstenerse de autorizar el tratamiento de sus datos biométricos. En ese caso, cuando la operación del evento lo permita, podrá utilizar otros mecanismos de identificación, tales como QR, validación manual o datos personales.

17. Galerías de eventos y fotografías

Cuando un evento incluya galería de fotos, el Organizador podrá cargar imágenes del evento en EventosApp.

El titular podrá acceder a funcionalidades que permiten buscar fotografías en las que aparece, usando datos de autenticación y, cuando esté habilitado, fotos de referencia o reconocimiento facial.

Las fotos de referencia suministradas por el titular podrán ser utilizadas para comparar rostros dentro de la galería del evento correspondiente.

EventosApp podrá aplicar marcas de agua, restricciones de visualización, controles de descarga o mecanismos de envío por correo, según la configuración definida por el Organizador.

Cuando el titular solicite el envío de fotografías a un correo alternativo, dicho correo podrá ser almacenado como dato alternativo o registrado en el historial de actualización, sin que necesariamente reemplace el correo principal del asistente.

18. Comunicaciones por correo, SMS, WhatsApp y otros canales

El titular autoriza que sus datos de contacto puedan ser utilizados para enviar comunicaciones relacionadas con el evento, incluyendo:

Ticket de ingreso.
Código QR.
Información de acceso.
Recordatorios.
Cambios logísticos.
Instrucciones para ingreso presencial o virtual.
Reenvíos solicitados por el titular.
Información asociada a sesiones, horarios o actividades del evento.
Mensajes operativos del Organizador.

Las comunicaciones se enviarán por los canales habilitados para cada evento, tales como correo electrónico, SMS, WhatsApp u otros medios digitales.

El envío de comunicaciones promocionales, comerciales o de marketing no directamente relacionadas con el evento dependerá de la autorización otorgada por el titular y de la responsabilidad del Organizador del Evento.

19. Responsabilidad del Organizador del Evento

El Organizador del Evento, como Responsable del Tratamiento de los datos de asistentes, deberá:

Informar al titular las finalidades del tratamiento.
Obtener las autorizaciones necesarias.
Informar si utilizará datos sensibles o biométricos.
Definir los datos requeridos para el evento.
Usar la información únicamente para finalidades autorizadas.
Atender solicitudes de titulares cuando le correspondan.
Cumplir la normativa aplicable de protección de datos personales.
Mantener actualizada su propia política de tratamiento de datos, cuando aplique.
Informar a XLT CAPITAL SAS BIC cualquier instrucción especial sobre conservación, supresión o restricción de uso de datos.

20. Responsabilidad de XLT CAPITAL SAS BIC como proveedor tecnológico

XLT CAPITAL SAS BIC, como proveedor de EventosApp, realizará el tratamiento de los datos personales conforme a las instrucciones del Organizador del Evento y las finalidades necesarias para la operación de la plataforma.

XLT CAPITAL SAS BIC no venderá los datos personales de los asistentes ni los utilizará para finalidades incompatibles con la prestación del servicio, salvo autorización expresa del titular o habilitación legal correspondiente.

21. Cambios en la política

XLT CAPITAL SAS BIC podrá modificar esta política en cualquier momento para reflejar cambios legales, técnicos, operativos o comerciales.

Cuando los cambios sean sustanciales, se procurará informar a los titulares, clientes u organizadores mediante los canales disponibles, publicación en el sitio web o actualización de esta página.

La versión vigente estará disponible en:

Inicio

22. Contacto

Para consultas, reclamos, actualización, rectificación, supresión de datos personales o revocatoria de autorización, el titular podrá comunicarse a:

XLT CAPITAL SAS BIC
NIT: 901582705-9
Ciudad: Barranquilla, Colombia
Correo electrónico: tickets@eventosapp.com
Teléfono: +57 3028520295
Sitio web: https://eventosapp.com/